Bewaartermijn digitale post & bestanden

24X7 Helpdesk

Hulp nodig?
Wij zijn altijd bereikbaar!

verder

Systeembeheer

Zelf doen of uitbesteden?
Te groot geworden?

verder

All-In

Geen verrassingen achteraf?
Bereken het zelf!

verder

Office365

E-mail & bestanden
in de cloud!

verder

Bewaartermijn digitale post & bestanden
30-07-15

Elk bedrijf is wettelijk verplicht een eigen administratie bij te houden, dat weet iedereen.
Maar hoe lang dient u eigenlijk zakelijke e-mails en digitale facturen te bewaren?

Bewaartermijn

Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering, geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt.

Digitale facturen

Facturen versturen/ontvangen via de e-mail werkt snel en efficiënt, maar ga hier wel zorgvuldig mee om. Wettelijk is elke ondernemer verplicht om alle kopieën van uitgereikte facturen op te slaan en zeven jaar te bewaren.

U mag zelf weten of u uw facturen digitaal of op papier verstuurt, want de Belastingdienst stelt geen extra eisen meer als u digitale facturen verstuurt.

Hoe te bewaren

Let op: met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.
U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke digitale bestand maar blijft bestaan.

Wat te bewaren

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Een aantal voorbeelden:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda's en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Bron: Belastingdienst

PAS OP! Cryptolockers: hoe te herkennen, wat te doen? 18-03-16

De afgelopen weken is er een grote toename in de meldingen over Cryptolockers.
Cryptolockers zijn bestanden die als attachment…

Lees verder

.Amsterdam domein-registratie 24-07-15

Er is veel belangstelling voor de .amsterdam domeinen, niet geheel onverwachts.

Voorregistratie

Van 1 juni tot…

Lees verder

Software heeft een houdbaarheidsdatum! 30-06-15

End-of-Life

Leveranciers kondigen regelmatig aan dat bepaalde versies van software niet langer ondersteund worden na een…

Lees verder

BSA - Software Check 29-06-15

Let op: wij zijn NIET de BSA!…

Lees verder