Microsoft 365 vs Google Workspace: Wanneer is het tijd om over te stappen?

Als je start als ondernemer, begin je meestal niet meteen met de meest moderne en geavanceerde tools. Uiteraard wil je wel dat iedereen gemakkelijk kan werken, dus kies je voor een oplossing als Google Workspace. Daarmee kun je snel en eenvoudig starten met het aanmaken en beheren van e-mailadressen, agenda’s en het inrichten van een omgeving voor samenwerking. Naarmate je onderneming groeit, veranderen echter de behoeften binnen je team én de eisen van opdrachtgevers. Blijft Google Workspace dan nog steeds de juiste keuze, of is het tijd om over te stappen naar Microsoft 365? Microsoft 365 vs Google Workspace.

Microsoft 365 vs Google Workspace: Gebruiksgemak en toegankelijkheid

Veel mensen werken liever lokaal, met programma’s die ze al kennen. Microsoft 365 speelt daarop in: je kunt gewoon werken in Word en Excel, bestanden delen met opdrachtgevers die deze precies zo openen als jij ze hebt opgemaakt, en toch volledig in de Cloud blijven werken. Alles werkt bovendien naadloos samen met Windows en je kunt documenten direct delen en bewerken vanuit Teams-meetings (alsof je lokaal werkt, maar dan met alle voordelen van online).

Hieronder een korte opsomming van de belangrijkste voordelen van Microsoft 365 ten opzichte van Google Workspace:

• Werken met vertrouwde Microsoft Office-producten (zoals Word en Excel)
• Bestanden die je deelt of verstuurt naar opdrachtgevers worden geopend in dezelfde Microsoft-programma’s, waardoor ze er exact zo uitzien als jij ze hebt opgesteld
• Volledig werken in de Cloud, met het gevoel alsof je lokaal op je eigen computer werkt
• Documenten direct delen, openen en bewerken in Teams-meetings
• Naadloze integratie met Windows

Microsoft 365 vs Google Workspace: Beveiliging

Moet jouw bedrijf (of wil je zelf) beter voldoen aan bepaalde veiligheidseisen? Voor organisaties die werken met vertrouwelijke gegevens (denk aan bedrijven in de zorg, juridische sector of financiële dienstverlening) wordt het beschermen van informatie steeds belangrijker. Microsoft 365 helpt hierbij door meer controle te geven over wie wat kan zien, delen of bewerken.

Zo kun je instellen dat gevoelige bestanden, zoals klantgegevens of contracten, niet zomaar per ongeluk worden doorgestuurd of gedownload. Je krijgt ook inzicht in waar mogelijke risico’s zitten, bijvoorbeeld wanneer iemand buiten je organisatie toegang probeert te krijgen tot een document. Met functies zoals meervoudige verificatie en toegangsbeheer op basis van locatie of apparaat voorkom je dat onbevoegden zomaar toegang krijgen.

IT-beheer uitbesteden aan professionals

“Ik ken wel iemand in de IT die ons kan helpen” een veelgehoorde kreet. Deze IT’er richt met alle goede bedoelingen jullie omgeving in. Misschien ben je zelf handig genoeg en heb je het in het begin zelf opgezet. Maar naarmate de opdrachten groeien, de omzet stijgt en de bedrijfsrisico’s toenemen, wordt de vraag steeds relevanter: draag jij die volledige verantwoordelijkheid? Of is het nu tijd om IT echt serieus te nemen?

Download onze IT Security Checklist en ontdek hoe jullie ervoor staan. Geen tijd (of zin) om het zelf te onderzoeken? Bel ons gerust, wij voeren de audit kosteloos voor jullie uit.

Overstappen vanwege de kosten

Google Workspace is aantrekkelijk geprijsd, vooral voor kleinere teams. Maar zodra je groeit, verandert het plaatje. Na een paar medewerkers kunnen de extra functionaliteiten, betere beveiliging en diepere integraties van Microsoft 365 het verschil maken en wordt het ook financieel een logische stap.

Helaas heeft Microsoft geen goede reputatie als het gaat over de kosten. Dit komt vooral door het gebrek aan inzicht in actieve licenties (lees: gebruikers). Hierdoor kan het zijn dat je soms teveel betaalt. Dat is dan ook de reden dat wij Cloud Control hebben ontwikkeld. Deze tool zorgt ervoor dat je zonder enige technische kennis zelf gebruikers kan aanmaken, beheren én verwijderen. Hierdoor kan jij of een collega dus nog steeds zelf ‘aan de knoppen zitten’, zonder risico’s te lopen. Daarbij biedt het direct (realtime) inzicht in de openstaande tickets.

Zoals gezegd is prijs niet het enige argument. Veiligheid en gebruiksgemak zouden je wellicht al eerder moeten overtuigen om over te stappen naar Microsoft. Wil je meer weten? Neem dan even contact op.