Hoe maak je een back-up van Microsoft 365

Het is essentieel om voldoende back-ups te maken om te voorkomen dat gegevens verloren gaan of onherstelbaar beschadigd raken. Microsoft 365 biedt diverse methoden om data veilig te stellen, maar het biedt geen geïntegreerde back-up van de gehele Microsoft 365-omgeving. Door een aparte Microsoft 365 back-up in te stellen, kan een organisatie haar gegevens veilig opslaan. Het gebruik van een back-up vermindert de kans op gegevensverlies aanzienlijk, wat cruciaal is voor vele soorten organisaties. In dit stuk leggen we uit hoe het back-upproces van Microsoft 365 in zijn werk gaat.

Welke back-up mogelijkheden biedt Microsoft 365

Microsoft 365 biedt verschillende mogelijkheden voor het veilig bewaren van gegevens, gebaseerd op retentie periodes. Er worden meerdere kopieën gemaakt van documenten wanneer deze gewijzigd worden. Deze kopieën zijn tot een maand lang toegankelijk voordat ze worden verwijderd, wat organisaties in staat stelt om gegevens te herstellen in noodgevallen.

Echter, een nadeel van deze retentie periodes is dat de gegevens na een bepaalde tijd niet meer beschikbaar zijn. Dit maakt het geen effectieve langetermijnoplossing voor de back-up van een Microsoft 365-omgeving. De retentie periodes zijn dus vooral bedoeld voor korte termijn back-ups en zijn niet geschikt voor langdurige back-up strategieën.

Microsoft 365 data wordt veilig bewaard

Gegevens binnen Microsoft 365 worden standaard veilig opgeslagen, met diverse instellingen om organisaties te ondersteunen bij het veilig houden van hun data. Desondanks kan het essentieel zijn om een back-up te hebben, vooral als toegang tot de Microsoft 365-omgeving verloren gaat. Het maken van een externe back-up van Microsoft 365 kan daarom noodzakelijk zijn om te zorgen dat je altijd over de benodigde gegevens kunt beschikken.

Het belang van een externe back-up voor Microsoft 365

Het maken van een externe back-up van Microsoft 365 kan een waardevolle oplossing zijn voor organisaties. Aangezien Microsoft 365 zelf geen volledige back-up oplossingen biedt, is het noodzakelijk om te kiezen voor een externe dienstverlener. Bij het selecteren van een externe leverancier is het van belang dat de data op veilige servers met de juiste certificeringen wordt opgeslagen. Het is dus cruciaal om zorgvuldig te overwegen waar en hoe de data wordt bewaard.

Veiligheid en naleving van wetgeving

Data binnen Microsoft 365 wordt weliswaar veilig opgeslagen, maar het hebben van een externe back-up is essentieel om langdurige toegang tot gegevens te garanderen en om te voldoen aan specifieke wettelijke eisen of certificeringen. Voor sommige organisaties is het noodzakelijk om gegevens tot zeven jaar te bewaren.

Keuze van de juiste back-up leverancier

Bij het kiezen van een back-up oplossing is het belangrijk om een betrouwbare leverancier te selecteren. Deze keuze moet niet lichtvaardig worden genomen, gezien de gevoeligheid van de gegevens. Bij Compatible kiezen we voor een back-up leverancier die voldoet aan strenge eisen. Onze data wordt opgeslagen binnen Europa, conform de strikte Europese wetgeving. Daarnaast biedt onze back-up oplossing bescherming tegen kwaadaardige software, wat een extra laag van veiligheid biedt tegen cyberaanvallen. Voor meer details over wat onze back-up oplossing precies inhoudt, kun je verder lezen in dit artikel.

Herstellen van een complete omgeving

Microsoft 365 biedt de mogelijkheid om de volledige omgeving te herstellen vanuit een back-up. Dit is bijzonder waardevol in situaties met ernstige problemen, waarbij je direct naar een vorige staat kunt terugkeren. Dit onderstreept het belang van een robuuste back-up oplossing voor Microsoft 365.

Herstel van individuele items

Soms is het noodzakelijk om slechts één mailbox of een specifiek document te herstellen. De back-up oplossing voor Microsoft 365 maakt het mogelijk om individuele documenten te herstellen, wat snelle en efficiënte toegang tot verwijderde gegevens mogelijk maakt. Voor bepaalde organisaties is het noodzakelijk om gegevens tot 7 jaar te bewaren voordat deze definitief verwijderd mogen worden. Een back-up maakt het mogelijk deze gegevens te herstellen bij verlies.

Back-up beleid van Microsoft 365

Retentie periodes: Onze leverancier hanteert standaard een retentie periode van 1 jaar voor het bewaren van verwijderde elementen of documenten. Deze periode kan naar behoefte worden uitgebreid tot meerdere jaren of zelfs onbeperkt. De keuze van de retentie periode hangt af van de behoeften van je organisatie.

Back-up schema:

• Driemaal daags: Back-ups die elke dag drie keer worden uitgevoerd en 30 dagen bewaard blijven.
• Dagelijks: Back-ups die na de periode van 30 dagen bewaard blijven.
• Wekelijks: Back-ups die na een periode van 90 dagen bewaard blijven.
• Maandelijks: Back-ups die voor een jaar of voor een onbepaalde tijd bewaard worden, afhankelijk van de gekozen optie voor ‘Oneindige Retentie’.

Deze frequentie en diversiteit in back-up opties bieden voldoende bescherming voor de volledige Microsoft 365-omgeving van de meeste organisaties.

Conclusie

Het belang van back-ups: Het hebben van een back-up voor Microsoft 365 is cruciaal vanwege de grote hoeveelheid gegevens die in een dergelijke omgeving worden opgeslagen. Een back-up zorgt ervoor dat gegevens voor langere tijd beschikbaar blijven, zelfs als ze uit de Microsoft 365-omgeving worden verwijderd. Voor organisaties die gegevens voor een bepaalde periode moeten bewaren, is een back-up oplossing essentieel. Voor meer informatie over onze back-up oplossingen, bezoek onze speciale back-up pagina.