Hoe stap je zo soepel mogelijk over naar de cloud?

Om als organisatie optimaal mee te kunnen bewegen met de markt is het noodzakelijk om op een bepaald moment de overstap te maken naar de cloud. Schaalbaarheid, flexibiliteit, transparantie… de voordelen zijn inmiddels wel bekend. In de praktijk blijkt het echter nog niet zo makkelijk om je ICT-omgeving over te hevelen naar de cloud. Wij geven je een aantal tips hoe je deze overgang zo makkelijk mogelijk kunt laten verlopen.

1. Weet waar je aan begint

Onderschat het niet. Het gaat niet simpelweg om een technische operatie maar om een organisatieverandering. Benader het dus ook op die manier.

2. Neem de tijd

Alle verandering is nu eenmaal moeilijk dus neem de tijd. Onze ervaring is dat het doorvoeren van technologische veranderingen als deze minimaal een half jaar kosten. Dan pas ben je waar je eigenlijk wilt zijn. Misschien heb jij in je hoofd al de beslissing genomen om te kiezen voor de cloud maar zijn je medewerkers er wel klaar voor? Het is van essentieel belang om de mensen binnen je organisatie mee te nemen in het proces. Doe je dat niet en wil je te snel, dan gaan ze ongetwijfeld met de hakken in het zand. Begin dan ook met een klein groepje enthousiastelingen die hun ervaringen vervolgens kunnen uitdragen aan de rest van de organisatie.

3. Neem vooroordelen weg

Sommige mensen hebben allerlei vooroordelen ten aanzien van werken in de cloud omdat ze simpelweg niet weten wat het inhoudt. Het vergt vertrouwen om je gegevens en je processen in handen te leggen van iets dat je niet kunt zien of aanraken. Dat vertrouwen krijg je niet zomaar, daar moet je aan werken, bijvoorbeeld in de vorm van trainingen waarin je laat zien wat je als gebruiker allemaal met de nieuwe tools kunt doen. Geloof ons, partijen als Microsoft hebben er alle belang bij om te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn in de cloud en zetten zich daar iedere dag keihard voor in. En ze maken het je graag zo makkelijk mogelijk: zo kun je in O365 een persoonlijk bewaarbeleid instellen dat automatisch wordt toegepast op de berichten en de mappen in je postvak. Bespaart tijd en je hebt toch zelf de controle.

4. Doe het stap voor stap

Je hoeft echt niet in één keer over te stappen naar de cloud. Kijk kritisch wat voor jouw organisatie slim is om te doen. Wellicht is het beter om in dit stadium te kiezen voor een hybride oplossing, waarbij je bepaalde delen van je ICT-omgeving onderbrengt in de cloud en andere delen on-premise houdt. Je kunt er altijd nog voor kiezen om in een later stadium ‘all the way’ te gaan.

5. Maak een concrete planning

Je kunt nog zulke mooie plannen hebben, als je er geen tijdspanne aan koppelt, kom je nergens. Werk het geheel dus vooral uit in een concrete planning. Hoe ga je er voor zorgen dat je je einddoel bereikt en welke stappen zijn daarvoor nodig, uitgezet in de tijd.

Ten slotte: Zorg er vooral voor dat je geen haast hebt. Als je er te laat aan begint, is de urgentie al te groot geworden. Daarmee maak je het nodeloos ingewikkeld. Begin er dus vandaag nog mee!