Maak je werkdag echt efficiënt met deze gave tools!

18 november 2020
Geschatte leestijd: 3 min

Je werk bestaat vaak voor een groot deel uit eenvoudige, repeterende taken. Het kan allemaal een stuk efficiënter als je gebruik maakt van digitale tools om deze handelingen te automatiseren. Je bespaart niet alleen tijd maar verkleint ook nog eens de kans dat je fouten maakt. In deze blog laten wij je kennis maken met onze favoriete tools.

1. Calendly

Stel je voor: Je wilt een afspraak met iemand maken en je stuurt hiervoor een mail met verschillende opties. Na enkele dagen reageert de geadresseerde maar inmiddels is het moment dat hij aangeeft al niet meer beschikbaar. Je moet dus weer een aantal nieuwe opties doormailen. Uiteindelijk heb je pas een week later daadwerkelijk een datum geprikt. Herkenbaar? Dat kan anders!

Hoe? Door de planningstool Calendly te gebruiken. Je stuurt een link toe naar degene waar je mee wilt afspreken zodat hij toegang heeft tot jouw persoonlijke agenda en zelf een geschikt moment kan prikken. Super makkelijk dus, het scheelt veel eindeloos heen en weer mailen. Ook voor het plannen van groepsafspraken is het zeer geschikt. En uiteraard krijg je vlak van tevoren netjes een herinnering toegestuurd. Calendly werkt met kalenders van Office 365 en Outlook. Daarnaast is er sinds kort een koppeling met online platforms als Microsoft Teams en Zoom zodat je ook hier rechtstreeks een meeting in kunt plannen.

2. Office 365 Power Automate

Met Power Automate kun je nog een stapje verder gaan. Deze tool, die standaard in je Office 365 abonnement zit, zorgt er voor dat Office 365 slimmer werkt. Hij helpt je om geautomatiseerde werkstromen te creëren door apps en services die je vaak gebruikt met elkaar te verbinden. Voor het gemak wordt al een aantal opties weergegeven middels sjablonen.

Krijg je bijvoorbeeld regelmatig mails toegestuurd met offertes? Dan kun je met Power Automate zorgen dat de bijlage automatisch wordt opgeslagen in een specifieke map in OneDrive. Is het een pdf-bestand en wil je dat dit meteen via OCR software wordt omgezet in leesbare tekst? Ook dat kan! En dan kun je het ook nog eens rechtstreeks laten inladen in een ERP-systeem zodat je er meteen mee aan de slag kunt. Het is eveneens mogelijk een pushmelding te krijgen zodra je een mail binnenkrijgt van je baas, dé manier om bij hem of haar in een goed blaadje te komen…

Goed om te weten: Power Automate verbindt niet alleen met Office 365 applicaties maar ook met externe oplossingen als Twitter, Facebook, Instagram en Dropbox. Het lijkt in eerste instantie misschien een beetje ingewikkeld maar je moet het vooral eens proberen, je krijgt er zeker gaan spijt van.

3. Cloud Control

We kunnen het niet laten tevens ons nieuwe paradepaardje onder de aandacht te brengen: Cloud Control. Cloud Control staat voor 24X7 inzicht in en controle over jouw IT omgeving. Eenvoudige taken die je normaal gesproken overlaat aan je IT beheerder, kun je nu heel makkelijk zelf uitvoeren. Wij weten maar al te goed hoe frustrerend het is als je weer de helpdesk moet bellen om bijvoorbeeld een gebruiker toe te voegen of juist te verwijderen, of als je groepslidmaatschappen wilt aanpassen. Het kost simpelweg onnodig veel tijd.

Bij Cloud Control zit jij zelf aan de knoppen. Via een gebruiksvriendelijke portal kun je o.a. zien wie je gebruikers zijn, wat je licenties zijn én kun je ook wijzigingen aanbrengen, op ieder moment van de dag. Onze visie is dat IT eenvoudig moet zijn en dat je moet automatiseren wat automatisch kan. Iets waar normaal gesproken dagen voor nodig zijn, is nu in vijf minuten gepiept. Hoe fijn is dat?

We merken dat veel mensen simpelweg niet weten welke tools en functies er allemaal zijn en wat ze er mee kunnen. Dat is natuurlijk eeuwig zonde. Want uiteindelijk zijn ze ontwikkeld om jouw leven een stukje makkelijker te maken. Wil je meer weten? Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden!